Idées pour améliorer la productivité des équipes distantes

De nos jours, il est incroyablement populaire d’avoir des équipes distantes qui travaillent ensemble depuis tous les coins du monde. C’est l’un des moyens les moins coûteux de gérer une entreprise à domicile et c’est également un bon moyen de trouver des talents dans de nombreux pays différents. La langue et l’emplacement ne sont plus des barrières importantes à franchir, c’est pourquoi le recrutement d’une équipe distante peut être si tentant.

Malheureusement, avoir une équipe qui travaille sur plusieurs fuseaux horaires différents peut s’avérer délicat. Les différences culturelles peuvent également jouer un rôle dans la productivité de votre équipe, et les problèmes techniques peuvent également être difficiles à résoudre lorsqu’ils surviennent simultanément dans plusieurs pays. Alors pour aider votre équipe distante à être plus productive, voici quelques idées à considérer.

Source: https://unsplash.com/photos/WBUub1B7j08 (CC0)

Rationalisez les communications pour réduire les risques de retards

L’une des meilleures façons d’améliorer la productivité de votre équipe est de se concentrer sur communication à distance efficace. Rester en contact avec les autres membres de votre équipe et leur donner des mises à jour sur vos progrès dans diverses tâches peut être extrêmement utile en matière d’organisation. Il existe plusieurs façons de procéder, par exemple en utilisant des outils de communication comme Slack ou en utilisant des services comme Trello pour tenir tout le monde informé.

Ne donnez pas plus de travail à vos employés simplement parce qu’ils sont à distance

Les propriétaires d’entreprise ont tendance à commettre l’erreur de sous-estimer la quantité de travail qu’un employé doit effectuer parce qu’il travaille à distance. Essayez toujours d’être réaliste quant au travail que vous confiez à vos employés et tenez compte de leurs vitesses de travail moyennes. Si vous demandez à un employé d’écrire un article sur quelque chose, réfléchissez au temps qu’il faudra pour effectuer des recherches, créer un plan, le rédiger, puis parcourir l’article avec des modifications.

L’objectif ici n’est pas de fixer un délai strict pour l’ensemble du projet, mais plutôt de fixer des délais pour chaque phase d’un projet. Vous devriez également parler avec votre personnel pour avoir une meilleure idée du temps qu’il consacrera à certaines tâches. Tout cela revient à la communication et à son importance pour garder votre équipe sur la même longueur d’onde.

Connaissez vos employés et exploitez leurs points forts

Chaque employé que vous embaucherez aura ses propres forces et faiblesses. Par exemple, certains employés travaillent mieux lorsqu’ils n’ont pas besoin de vous tenir constamment au courant de leurs progrès, car ils préfèrent travailler de longues et intenses périodes plutôt que de prendre des pauses fréquentes. Les autres employés travaillent mieux lorsqu’il existe une atmosphère conviviale, comme un chat vidéo ou une chaîne Slack où ils peuvent converser tout en accomplissant leurs tâches.

Il s’agit d’affiner le expérience employé afin que vos employés aiment travailler pour vous et puissent terminer leur travail à temps. Sachez de quoi vos employés sont capables, parlez-leur pour voir ce qu’ils préfèrent et laissez-les travailler comme ils le souhaitent. Après tout, le travail à distance est avant tout une question de flexibilité, alors assurez-vous de leur offrir plus de choix.

La consolidation d’équipe peut également être importante pour les équipes distantes

Team building en équipe à distance est étonnamment simple grâce à la multitude d’activités en ligne auxquelles vous pouvez participer en groupe. Quelques idées simples incluent jouer à des jeux en ligne ensemble, encourager davantage de communication dans un style de rencontre ou même faire des échanges de cadeaux. Il existe de nombreuses idées différentes à essayer, mais les meilleures options dépendront du type d’équipe dont vous disposez. En cas de doute, n’hésitez pas à en parler à votre équipe et à lui proposer de nouvelles idées d’exercices de team building à distance.

Source: https://unsplash.com/photos/kYhVkiz9sCA (CC0)

Assurez-vous d’avoir des solutions aux problèmes techniques

L’impact des problèmes techniques peut devenir incontrôlable lorsqu’il s’agit de travail à distance. Si l’ordinateur de quelqu’un est en panne, vous ne pouvez pas simplement envoyer un technicien à son bureau ou obtenir un remplacement depuis le stockage. Il y a de fortes chances qu’ils devront apporter leur ordinateur ou ordinateur portable dans un magasin de réparation à proximité, obtenir un devis, le faire réparer, puis vous envoyer la facture.

Combattre problèmes techniques avec le travail à distance peut devenir difficile et il y a beaucoup plus de considérations logistiques à prendre en compte. En tant que tel, la mise en place de processus pour gérer un problème comme un ordinateur en panne ou une connexion Internet faible peut maintenir la productivité de votre équipe.

Documenter les processus pour qu’il y ait moins de questions

Si votre entreprise dispose de nombreux processus différents, il peut être utile de les documenter pour référence future. Par exemple, si vous souhaitez que le contenu de votre site Web reste cohérent, il est généralement judicieux de préparer un guide de style afin que tout le monde puisse s’y référer. De même, vous souhaiterez peut-être documenter le processus d’approche de nouveaux clients. Cela peut commencer par un e-mail, il peut y avoir certaines choses à mentionner et vous pouvez le lier à des ressources telles que le logiciel de gestion de la relation client de votre entreprise.

Plus vous documentez ces processus répétés, moins vous recevrez de questions de la part de votre équipe. Cela contribue à améliorer autonomie des salariés lorsqu’il y a de nombreux fuseaux horaires différents impliqués. Au lieu d’attendre qu’un responsable d’un fuseau horaire soit réveillé pour répondre aux questions, il peut simplement rechercher une base de connaissances contenant des informations qui les aideront à effectuer leur travail.

Encouragez les employés distants à rester en bonne santé physique et mentale

Enfin, n’oubliez pas d’encourager vos employés distants à rester en forme et en bonne santé. C’est une bonne idée de prêter une attention particulière à vos employés et à leur santé, car c’est un peu plus difficile de le faire sur Internet. Vous ne pouvez pas les voir physiquement et vous ne leur parlez pas aussi souvent que vous le feriez si vous partagiez un bureau. Il est donc important de discuter avec eux, de leur demander comment ils vont et aussi de les encourager à prendre soin de leur santé.

C’est un excellent moyen de remarquer que vos employés ont des difficultés au travail en raison de problèmes dans leur vie personnelle. Vous devez encourager des pauses régulières, leur accorder du temps libre, voire réduire leurs tâches pour leur permettre de gérer plus facilement leurs responsabilités.

Travailler avec une équipe distante peut être délicat, mais il existe de nombreuses façons d’améliorer les choses si vous êtes prêt à examiner votre équipe de près.