Google Drive est-il votre meilleure solution de stockage cloud ?

Disponible pour la première fois en 2012, Google Drive est un service de partage et de synchronisation de fichiers qui est devenu extrêmement populaire, auprès de tout, des grandes entreprises aux boutiques familiales.

Il est facile de comprendre pourquoi : Google Drive est riche en fonctionnalités, assez facile à apprendre et à utiliser, et gratuit (jusqu’à un certain point). Aujourd’hui, près d’un milliard d’utilisateurs du service gratuit et plus d’un million d’entreprises et de particuliers ont souscrit à l’un des plans d’abonnement G-Suite payants de Google.

Mais malgré toutes ses forces et sa forte part de marché, Google Drive n’est pas une évidence pour tous les spécialistes du marketing numérique. Il y en a plein d’autres gros frappeurs dans cet espace – en fait, Slant répertorie 20 options juste pour commencer !

Pour vous aider à trier tous ces choix, il est préférable de commencer par évaluer vos priorités dans la mise en œuvre d’une solution de stockage en nuage. Vous cherchez un espace où vous pouvez collaborer avec d’autres personnes dans la création et l’édition de documents ? Ou cherchez-vous plutôt un environnement de gestion des actifs numériques où l’équipe télécharge et où un public plus large consomme ou télécharge ces fichiers ?

Quand la collaboration est le travail #1

Comme les experts de Walker Sands l’ont découvert dans des recherches récentes (voir le tableau ci-dessous), de nombreuses équipes de marketing et de vente ont besoin de meilleurs outils de collaboration pour s’aligner plus étroitement.

Bien sûr, Google Drive est une excellente réponse si la collaboration (avec la synchronisation de fichiers, etc.) est votre priorité numéro un. Mais si votre organisation est profondément investie dans Microsoft Office pour la création de documents, vous devriez également envisager OneDrive Personal ou OneDrive for Business de Microsoft, car l’intégration profonde avec les applications Office peut se traduire par des gains de productivité importants.

Si vous êtes une agence de design ou de marketing engagée sur Macintosh, assurez-vous de bien regarder Apple iCloud avant de vous engager sur Google Drive (vérifiez simplement qu’il n’y a pas d’amateurs d’Android parmi vous !).

Et si vous pensez que tous ces environnements de type utilitaire devraient être gratuits pour toujours, alors jetez un œil à LibreOfficeoù vous trouverez un riche ensemble de fonctionnalités, une bonne dose de complexité de bricolage supplémentaire et une fière prise en charge des appareils Linux.

Quand la gestion des actifs numériques est la priorité absolue

Le marché publicitaire américain actuel de 250 milliards de dollars continue de se fragmenter sur plus de types de médias que jamais (source : PwC). Par conséquent, de nombreuses organisations recherchent un moyen de stocker et de gérer les images qui doivent être déployées dans un ou plusieurs de ces différents formats.

Si ce type d’organisation est plus votre objectif pour le stockage en nuage, alors les premières alternatives à considérer seraient Boîte de dépôt. Gardez à l’esprit que vous aurez moins d’espace libre dans Dropbox qu’avec Google Drive, mais pour compenser, vous vous retrouverez avec une expérience d’administrateur plus conviviale lorsqu’il s’agira de configurer et de gérer l’accès aux dossiers et aux fichiers.

Boîte est une autre alternative populaire pour les équipes et les groupes de travail ayant des exigences légères en matière de gestion des actifs numériques. Les dossiers sont faciles à configurer, à partager et à expirer, ce qui a donné à Box (et DropBox, d’ailleurs) l’accent mis sur le transfert de fichiers en dehors de l’organisation vers des destinataires et des partenaires externes.

Si vous prévoyez d’implémenter Box ou Dropbox sur une base d’entreprise, assurez-vous d’interroger votre communauté d’utilisateurs pour les comptes personnels sur ces services. Vous devrez peut-être développer une stratégie/politique de migration et la communiquer bien avant la mise en œuvre afin d’éviter toute confusion pour les utilisateurs qui se retrouvent entraînés de leur utilisation personnelle vers un environnement géré.

Si vos exigences en matière de gestion des actifs numériques sont plus complexes, vous voudrez peut-être aller au-delà de DropBox et Box, pour envisager des DAM d’entreprise légers, tels que IntelligenceBank, MarqueDossierou CampaignDrive. Ces outils permettent le développement d’architectures de bibliothèques plus avancées, englobant les besoins uniques des entreprises multisites et multimarques. Les meilleurs comprennent également modèles dynamiques pour aider votre organisation à atteindre une plus grande cohérence et agilité de marque.

Une chose à garder à l’esprit, si vous choisissez de mettre en place un véritable DAM : les taux d’adoption ont tendance à varier entre (20-60 % sur une base mensuelle, comme le montre le graphique ci-dessous, et augmentent à mesure que la période analysée s’étend à 3 mois et 12 mois. Si vous êtes facturé par l’utilisateur (ou le poste), assurez-vous de planifier vos efforts de formation en conséquence, pour tirer le meilleur parti de l’argent que vous dépensez.

Un mot sur la confidentialité

Selon les experts en matière de confidentialité, un facteur important à prendre en compte avec Google Drive est que les conditions générales donnent à Google le droit d’utiliser les données que vous téléchargez ou créez avec l’outil à ses propres fins (principalement publicitaires).

Si vous vous êtes déjà demandé comment Google peut vous présenter des publicités qui semblent si étroitement liées à une feuille de calcul budgétaire que vous venez de télécharger sur Drive, vous voyez peut-être ces droits d’utilisation (et les équipes de développement extrêmement productives de Google) en action . Gardez ce problème à l’esprit si vous envisagez de vous engager de manière majeure dans la collaboration basée sur le cloud, la gestion des actifs numériques et la gestion de la marque.

Conclusion

Pour les organisations qui cherchent à passer au stockage de fichiers basé sur le cloud, Google Drive peut sembler être la voie de moindre résistance, et cela mérite certainement d’être sérieusement pris en considération. Mais assurez-vous d’évaluer les priorités uniques de votre organisation dans la mise en œuvre du stockage en nuage et étudiez au moins 2 à 3 alternatives avant de vous engager. N’oubliez pas que l’outil que vous implémentez gratuitement aujourd’hui est susceptible d’être l’outil que vous continuerez à utiliser pendant un certain temps encore.

À propos de l’auteur : Kevin est le fondateur de Pica9, et un directeur créatif et architecte de logiciels d’entreprise primé. Vous pouvez le suivre sur LinkedIn ou sur Moyen.