Avez-vous du mal à organiser et partager des fichiers ? Voici ce que vous pouvez faire à ce sujet !

Le paysage des affaires a connu un changement massif au cours des deux dernières années, ce qui a conduit à l’essor des accords de travail à distance – les interactions quotidiennes sur le lieu de travail et les collaborations en personne ont disparu, et la maison est devenue le nouveau bureau.

Ce changement a entraîné une nouvelle série de défis pour les entreprises, le partage et l’organisation de fichiers étant l’un des plus difficiles à résoudre – il affecte le flux de travail, la productivité et la sécurité.

Heureusement, ce problème moderne a des solutions tout aussi modernes. Lisez la suite pour savoir ce que vous pouvez faire pour mettre fin à vos problèmes de partage de fichiers et d’organisation.

Utilisez une plate-forme de partage de fichiers fiable

La première et principale considération dans le partage et l’organisation de fichiers devrait être la plate-forme que vous utilisez. Est-il facile à utiliser? Est-ce sécurisé ? Fonctionne-t-il bien ? Est-ce adapté aux besoins de votre entreprise ?

Certains des logiciels les plus populaires utilisés par de nombreuses entreprises pour leurs besoins de partage et d’organisation de fichiers sont SharePoint Online, OneDrive, Google Drive et Dropbox. Chacune de ces plateformes a ses mérites, vous devez donc vous assurer que celle que vous prévoyez d’utiliser correspond à vos besoins.

Connaître les limites de votre plate-forme choisie

Une fois que vous avez examiné vos candidats, la tâche importante d’évaluer les limites entre en jeu. Vous devez tenir compte de l’impact des limitations d’un logiciel de partage de fichiers particulier sur le flux de travail. Parfois, ces limites peuvent être frustrantes et préjudiciables à vos processus métier, les solutions de contournement étant désordonnées et généralement contre-productives, et dans des cas extrêmes, elles peuvent même vous coûter une bonne somme d’argent.

L’un des meilleurs choix est SharePoint, une plate-forme Web collaborative utilisée principalement pour stocker et gérer des documents. Lancé en 2001, ce produit de Microsoft est présenté comme hautement configurable et donc adapté à tous les besoins organisationnels.

Cependant, un examen rapide de SharePoint révélerait qu’il a de nombreuses limites qui peuvent affecter négativement votre processus de migration en ligne :

• Une limite de 5 000 éléments par bibliothèque de documents
• Limite de 256 caractères pour les noms de fichiers/limite de 400 caractères pour l’URL
• Limite de 300 000 éléments pour OneDrive Sync
• Seuil de la corbeille de 93 jours

Si l’une de ces limitations constitue une menace pour la productivité de votre équipe, il serait sage d’envisager une autre plate-forme.

Suivez les meilleures pratiques pour le partage de fichiers et l’organisation

Une fois que vous avez choisi une plateforme de partage de fichiers adaptée à votre entreprise, la partie organisation vient ensuite. Un stockage de fichiers bien organisé est essentiel au succès de votre entreprise. Cela vous aidera, vous et votre équipe, à travailler plus facilement lorsque tout est à sa place, et vous fera probablement économiser beaucoup de temps et d’argent dans le processus.

Les objectifs d’un stockage de fichiers organisé de manière cohérente sont de faciliter le stockage et la recherche de fichiers, et de rendre le processus facilement reproductible pour toute l’équipe.

Pour y parvenir, essayez de suivre ces les meilleures pratiques:

• Construisez une structure de dossiers bien planifiée – plus elle est minimaliste, mieux c’est.
• Nommez correctement les fichiers et les dossiers en fonction de l’intention du fichier – soyez concis et utilisez des mots-clés qui peuvent aider à rationaliser le processus de recherche.
• Documentez le processus et demandez à tous les membres de l’équipe de suivre le processus.
• Assurez-vous que tout est sauvegardé et vérifiez régulièrement si la sauvegarde fonctionne.

Avec les changements introduits de force par les circonstances mondiales dans la façon dont nous menons nos activités et nos communications au cours des deux dernières années, il peut parfois sembler accablant de travailler avec une équipe ou des clients que vous ne pouvez pas rencontrer physiquement. Un stockage bien organisé sur une plate-forme fiable de partage et d’organisation de fichiers peut certainement vous aider à réduire le temps, les efforts et l’argent en facilitant l’accès aux fichiers dont vous avez besoin.

Laquelle de ces plateformes avez-vous déjà essayée ? Quelles limites as-tu rencontrées ? Partagez votre expérience dans les commentaires.