Défis et conseils pour améliorer l'approvisionnement indirect dans votre entreprise

Défis et conseils pour améliorer l’approvisionnement indirect dans votre entreprise

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Les entreprises doivent adopter des processus robustes et développer de bonnes relations avec les fournisseurs de produits et de services pour rester en tête sur le marché concurrentiel actuel. L’utilisation de procédures d’approvisionnement innovantes garantit que les entreprises maîtrisent leurs coûts, favorisent la croissance et la rentabilité. Malheureusement, la plupart des entreprises se concentrent sur l’approvisionnement direct.

Achats indirects, également appelées dépenses extrêmes, sont souvent négligées par les chefs d’entreprise et les services d’approvisionnement. Fait intéressant, les achats indirects représentent 80 % des dépenses de l’organisation et contribuent à 27% du chiffre d’affaires total. L’impact des dépenses indirectes devrait également croître de 7% par an.

Bien que les achats indirects impliquent des achats de faible valeur, ces transactions se produisent fréquemment et les coûts peuvent rapidement s’accumuler. Les défis de l’approvisionnement indirect et la façon dont les entreprises peuvent gérer ces dépenses sont décrits ci-dessous.

Défis des achats indirects

Absence de politiques de dépenses

Malheureusement, la plupart des entreprises n’ont pas de politiques et de procédures de dépenses indirectes qui limitent les dépenses non autorisées. Au fur et à mesure que les entreprises se développent, les équipes d’approvisionnement et les responsables peuvent ne pas donner la priorité au développement de politiques de dépenses indirectes par rapport à d’autres tâches commerciales. Cependant, sans un cadre clair pour protéger les finances de l’entreprise, des dépenses indirectes incontrôlées peuvent entraver la croissance de l’entreprise, car les dépenses réduiront les bénéfices.

Travailler avec plusieurs fournisseurs

Les achats indirects représentent plus de 80 % du total des achats d’une entreprise. En effet, il implique plusieurs catégories, allant des fournitures de bureau, des activités de marketing, des services informatiques, des services de maintenance, des services publics (eau, électricité et gaz), des activités RH, etc. Pour effectuer ces achats, les entreprises doivent travailler avec plusieurs fournisseurs simultanément.

Manque de données sur les dépenses

Les achats indirects impliquent principalement plusieurs employés et fournisseurs. Si vous avez de nombreux employés, les contrats et les accords d’approvisionnement peuvent être enterrés dans différentes boîtes de réception des employés, ce qui rend la collecte de données sur les dépenses écrasante. Cependant, cela ne doit pas être un défi à l’ère actuelle de la numérisation.

Les entreprises devraient tirer parti du logiciel de gestion des dépenses, qui permet à différents employés (dépensiers) de télécharger leurs contrats, factures, reçus et conditions sur la plateforme. Le logiciel stocke, analyse et crée des rapports sur les données de dépenses.

Visibilité réduite

La plupart des entreprises ne considèrent pas l’approvisionnement indirect aussi important que l’approvisionnement direct. En conséquence, ils se concentrent sur l’établissement de relations étroites avec les fournisseurs de dépenses directes et négligent leurs homologues de dépenses indirectes. De plus, les achats indirects impliquent plusieurs produits et services, ce qui rend impossible de se concentrer sur un seul fournisseur. Il est donc impossible d’identifier les opportunités de réduction des coûts pour les dépenses indirectes.

Conseils pour améliorer les dépenses indirectes

La gestion des achats indirects est fastidieuse et compliquée. Cela implique plusieurs catégories de produits, des fournisseurs, des contrats à engager et l’établissement de relations. Cependant, les conseils suivants peuvent aider les entreprises à établir des procédures proactives d’approvisionnement indirect qui permettent d’économiser du temps et de l’argent tout en améliorant la productivité et l’expérience des employés.

Maîtriser les achats directs et indirects

Les entreprises doivent gérer leurs processus d’approvisionnement directs et indirects de manière globale. Les plates-formes de gestion de l’approvisionnement, telles que les outils d’approvisionnement stratégique, le suivi des performances des fournisseurs, l’application de négociations solides et la gestion complète des contrats, doivent être appliquées à tous les processus d’approvisionnement.

La gestion proactive des fournisseurs est cruciale pour les achats directs et indirects. Les équipes d’approvisionnement sont fiduciaires responsables de dépenser les finances de l’entreprise de manière responsable et éthique. Permettre à un employé sur deux de s’engager dans des activités d’approvisionnement entraîne des dépenses incontrôlées et expose l’entreprise à des problèmes juridiques, car certains contrats et accords cruciaux peuvent être invalidés.

Intégrer la bonne technologie

Alors que la plupart des entreprises ne peuvent pas économiser sur les dépenses indirectes pour plusieurs raisons, l’absence de la bonne technologie est l’une des principales raisons. La plupart des équipes d’approvisionnement s’appuient sur les systèmes ERP uniquement pour gérer les achats indirects. Bien que les solutions ERP soient d’excellents outils complémentaires lorsqu’elles sont utilisées avec des solutions d’approvisionnement indirect, elles n’offrent pas l’agilité indispensable pour gérer :

  • Approbation et intégration des fournisseurs
  • Habitudes d’achat et analyse des dépenses
  • Dépenses basées sur les employés, les services et les fournisseurs
  • Données centralisées sur les achats indirects

Bien que l’intégration d’une plate-forme de solution d’approvisionnement indirect soit la première ligne d’optimisation de vos dépenses commerciales indirectes, vous devez adopter des options modernes, qui offrent des solutions numériques d’approvisionnement au paiement avec des enregistrements centralisés, des notifications automatisées et des flux de travail. Ces technologies vous permettent de contrôler tous les cycles de vie et approbations des achats indirects.

Encourager les dépenses responsables

La plupart des achats indirects sont effectués par du personnel non chargé des achats qui achète des produits et des services au jour le jour pour le compte de l’entreprise. Cela entraîne souvent de faibles taux de conformité, des dépenses inutiles, des coûts élevés et des risques de fraude accrus. Les entreprises peuvent éviter cela en éduquant tous les employés sur l’importance de suivre les procédures et les cadres d’approvisionnement qui guident les décisions d’achat.

Note de fin

La gestion des achats indirects de votre entreprise peut s’avérer difficile. Cependant, même si toutes les décisions d’approvisionnement n’ont pas les mêmes implications sur une entreprise, toutes les dépenses doivent être soigneusement évaluées. La gestion efficace de vos dépenses indirectes permet de réduire les coûts de l’entreprise et d’améliorer le résultat net de l’entreprise.